Waarom verzekeringspremies niet via Peppol verlopen

De digitale revolutie in de boekhouding is volop bezig. Veel ondernemers stappen over op Peppol, het netwerk voor automatische facturatie, en verwachten dat alle zakelijke documenten daar nu binnenkomen. Toch merkt u waarschijnlijk dat uw verzekeringsdocumenten van Herck+ nog steeds via de vertrouwde post of e-mail verschijnen. Dit is geen fout, maar heeft een duidelijke wettelijke reden.

Bij Herck+ willen we dat uw administratie vlot verloopt. Als uw partner in verzekeringen en bankzaken leggen we graag uit hoe de vork in de steel zit, zodat u uw boekhouding op orde houdt zonder frustraties. In deze blog leggen we uit waarom de Peppol-regels niet gelden voor uw verzekeringspremies.

Waarom ontvang ik mijn verzekeringspolis niet via Peppol?

Verzekeringsdocumenten worden niet via het Peppol-netwerk verzonden omdat een verzekeringspremie geen btw-factuur is. Het Peppol-netwerk is specifiek ontworpen voor de uitwisseling van elektronische facturen die onderworpen zijn aan de btw-wetgeving. Aangezien verzekeringsdiensten zijn vrijgesteld van btw, vallen ze buiten de huidige verplichtingen van het Peppol-platform.

Het verschil tussen een factuur en een debetbericht

In de wereld van de boekhouding is er een essentieel verschil tussen de documenten die u van leveranciers krijgt en die van uw verzekeraar. Voor een correcte administratie in 2026 is het goed om dit onderscheid te kennen:

• De BTW-factuur: Dit document ontvangt u voor goederen of diensten (zoals kantoormateriaal of advies). Voor btw-plichtige B2B-facturen wordt Peppol de standaard voor elektronische facturatie.

• Het Debetbericht (Kwijting): Uw verzekeringspremie wordt afgerekend via een debetbericht. In plaats van btw betaalt u taksen (bijvoorbeeld de assurantietaks). Omdat er geen btw mee gemoeid is, is er geen wettelijke basis om dit via de Peppol-standaard te versturen.

Tabel: Peppol vs. Verzekeringsdocumenten

Kenmerk	Standaard Factuur (Leverancier)	Verzekeringspremie (Kwijting)
Btw van toepassing?	Ja	Nee (enkel taksen)
Via Peppol netwerk?	Verplicht voor B2B	Nee
Bewijs voor boekhouding?	Ja	Ja
Aftrekbaar?	Ja (kost + btw)	Ja (volledige premie)

Hoe moet u uw verzekeringsdocumenten dan verwerken?

Hoewel uw premies niet in uw Peppol-portaal verschijnen, zijn de meeste beroepsverzekeringen fiscaal aftrekbaar als beroepskost. Om uw boekhouder tevreden te houden, raden wij de volgende werkwijze aan:

1. Digitale archivering: Sla de PDF-documenten die u via e-mail van Herck+ ontvangt op in een aparte map 'Verzekeringen'.

2. Handmatige upload: Upload deze documenten handmatig in uw boekhoudsoftware (zoals Yuki, Exact Online of Billit). De meeste software herkent de bedragen automatisch, ook zonder Peppol-link.

3. Vraag om hulp: Twijfelt u of een document al betaald is of waar u de laatste kwijting vindt? Ons team bij Herck+ staat klaar om u een kopie te bezorgen.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Zal Peppol in de toekomst ook voor verzekeringen gelden?

Op dit moment zijn er geen concrete plannen vanuit de overheid om btw-vrije documenten zoals verzekeringspremies via Peppol te verplichten. De focus ligt nu volledig op de btw-stroom.

Waarom zie ik wel een bedrag op mijn bankafschrift maar heb ik geen factuur?

Bij verzekeringen is het debetbericht (de vraag tot betaling) uw officieel boekhoudstuk. Het bankafschrift volstaat doorgaans niet als boekhoudkundig bewijsstuk: de kwijting moet bewaard worden.

Verzekeringen en Peppol

Peppol is een fantastische stap voorwaarts voor uw efficiëntie, maar het is geen "vangnet" voor al uw documenten. Voor uw verzekeringen blijft de persoonlijke communicatie via Herck+ de standaard. Zo blijft uw administratie correct én uw verzekeringsdossier overzichtelijk.

Heeft u vragen over uw digitale administratie of uw verzekeringspolissen? Wij helpen u graag om het overzicht te bewaren. Contacteer ons vandaag nog voor een check-up van uw ondernemersdossier.